ComDev Tidak Sesederhana Laporan di Atas Meja

Perkembangan Community Development (ComDev) tidak pernah benar-benar bisa diukur hanya dengan membaca laporan dari balik meja.

Di atas kertas, semuanya mungkin terlihat sederhana.

Ada baseline.
Ada target.
Ada indikator.
Ada perkembangan pendapatan kelompok.
Ada laporan keuangan.
Ada jumlah anggota yang aktif.
Ada persentase capaian.
Ada impact yang kemudian ditampilkan dalam bentuk tabel dan grafik.

Tetapi sebelum semua angka itu sampai ke meja kantor, ada proses panjang yang sering kali tidak terlihat.

Ada fasilitator yang harus berkali-kali datang ke kelompok karena pengurus tidak hadir.

Ada anggota kelompok yang tiba-tiba berhenti karena persoalan keluarga.

Ada usaha kelompok yang sebenarnya potensial, tetapi terhambat karena konflik internal.

Ada pencatatan keuangan yang masih menggunakan buku tulis, nota yang terselip, bahkan sebagian transaksi yang hanya diingat oleh bendahara.

Ada perubahan harga bahan baku.

Ada musim yang berubah.

Ada pasar yang tiba-tiba sepi.

Ada anggota yang belum terbiasa memisahkan uang usaha dan uang rumah tangga.

Ada keputusan yang harus dibuat cepat karena kondisi di lapangan tidak menunggu rapat kantor.

Dan ada banyak kejadian lain yang mungkin tidak pernah muncul dalam laporan akhir.

Laporan adalah hasil akhir. Bukan keseluruhan cerita.

Inilah salah satu hal yang menurut saya penting untuk dipahami dalam pengelolaan program ComDev.

Laporan adalah bentuk penyederhanaan dari realitas yang sangat kompleks.

Ketika sebuah laporan mengatakan:

“Pendapatan kelompok meningkat 30%.”

Angka tersebut tentu penting.

Tetapi angka itu belum menjelaskan:

Mengapa bisa meningkat?

Apa yang dilakukan kelompok?

Apa yang hampir membuat usaha tersebut gagal?

Berapa kali strategi bisnis mereka berubah?

Siapa yang sebenarnya paling berperan?

Apakah peningkatan itu terjadi karena kapasitas kelompok meningkat, atau hanya karena harga produk sedang naik?

Apakah peningkatan tersebut bertahan?

Dan apa yang dilakukan fasilitator ketika kondisi di lapangan tidak sesuai dengan desain awal program?

Pertanyaan-pertanyaan tersebut sering kali justru menjadi cerita paling penting dalam proses pemberdayaan.

World Bank dalam pendekatan monitoring untuk Community-Driven Development menempatkan monitoring bukan hanya sebagai mekanisme akuntabilitas, tetapi juga sebagai sumber umpan balik untuk mengetahui apa yang bekerja, apa yang tidak bekerja, dan mengapa. Mereka juga mendorong penggunaan metode partisipatif, bukan hanya data output dan sistem informasi.

Artinya, angka penting.

Tetapi konteks di balik angka juga penting.

Di sinilah peran fasilitator sering kali tidak terlihat

Fasilitator berada di posisi yang sangat unik.

Ia bekerja di antara dua dunia.

Di satu sisi ada kantor yang membutuhkan SOP, indikator, timeline, format laporan, bukti kegiatan, dan target.

Di sisi lain ada masyarakat yang hidup dengan kondisi yang tidak selalu bisa diprediksi melalui spreadsheet.

SOP mengatakan satu hal.

Lapangan terkadang meminta hal lain.

Bukan berarti SOP tidak penting.

Justru SOP dibutuhkan untuk menjaga kualitas, akuntabilitas, dan batas-batas pekerjaan.

Tetapi SOP tidak pernah bisa menggantikan penilaian manusia terhadap konteks.

Dalam literatur kebijakan publik, fenomena ini dikenal sebagai street-level discretion: pekerja yang berhadapan langsung dengan masyarakat harus menggunakan pertimbangan profesional ketika menerapkan aturan dalam situasi nyata. Literatur tersebut menunjukkan bahwa pekerja garis depan bukan sekadar menjalankan kebijakan secara mekanis; keputusan mereka sehari-hari ikut menentukan bagaimana kebijakan benar-benar bekerja di lapangan.

Dalam konteks ComDev, fasilitator juga menghadapi situasi serupa.

Kadang ia harus mengubah jadwal pertemuan.

Kadang metode pendampingan harus diubah.

Kadang materi pelatihan harus disederhanakan.

Kadang target kegiatan harus disesuaikan.

Kadang fasilitator harus memberikan waktu lebih panjang kepada kelompok yang belum siap.

Bahkan terkadang ia harus mengambil keputusan yang tidak persis sama dengan skenario awal program.

Bukan karena fasilitator tidak memahami SOP.

Tetapi karena masyarakat bukan mesin yang bisa dijalankan menggunakan prosedur yang sama pada setiap kondisi.

Tetapi di sinilah persoalan lain muncul

Ketika adaptasi tersebut tidak terdokumentasikan dengan baik, kantor hanya melihat hasil akhirnya.

Yang terlihat:

Target tercapai.

Yang tidak terlihat:

Apa yang sebenarnya terjadi untuk mencapai target tersebut?

Yang terlihat:

Keuangan kelompok tertib.

Yang tidak terlihat:

Berapa kali fasilitator membantu kelompok membenahi pencatatan transaksi?

Yang terlihat:

Usaha berkembang.

Yang tidak terlihat:

Berapa kali strategi usaha berubah sebelum akhirnya menemukan model yang cocok?

Yang terlihat:

Kelompok aktif.

Yang tidak terlihat:

Berapa banyak konflik internal yang harus diselesaikan terlebih dahulu?

Pada akhirnya, proses pemberdayaan yang sangat panjang berubah menjadi beberapa halaman laporan.

Dan memang begitulah fungsi laporan.

Ia harus merangkum.

Masalahnya muncul ketika ringkasan dianggap sebagai keseluruhan realitas.

Jangan sampai ComDev hanya menjadi “management by spreadsheet”

Kita membutuhkan data.

Kita membutuhkan indikator.

Kita membutuhkan laporan keuangan.

Kita membutuhkan monitoring.

Kita membutuhkan audit.

Semua itu penting.

Tetapi ComDev tidak boleh berhenti menjadi sekumpulan angka.

Karena yang sedang dibangun bukan hanya omzet kelompok.

Yang sedang dibangun adalah:

kapasitas,

kepercayaan diri,

kepemimpinan,

kemampuan mengambil keputusan,

relasi antaranggota,

kemandirian,

kemampuan mengelola konflik,

kemampuan membaca pasar,

dan kemampuan kelompok untuk bertahan ketika pendamping sudah tidak ada.

Sebagian dari perubahan tersebut memang bisa diukur.

Tetapi sebagian lainnya membutuhkan cerita, observasi, refleksi dan konteks.

Bahkan dalam pendekatan Community-Driven Development, World Bank mengakui bahwa pengukuran seperti pemberdayaan dan modal sosial memiliki tantangan tersendiri dan membutuhkan kombinasi metode kuantitatif dan kualitatif.

Ada satu hal yang sering terlupakan: “exception”

Menurut saya, program ComDev seharusnya tidak hanya mencatat:

Apa yang dilakukan sesuai rencana.

Tetapi juga:

Apa yang tidak berjalan sesuai rencana dan mengapa.

Misalnya dibuat satu catatan sederhana:

Field Exception Log

• Apa yang direncanakan?
• Apa yang terjadi di lapangan?
• Mengapa terjadi?
• Keputusan apa yang diambil?
• Siapa yang terlibat?
• Apakah SOP perlu disesuaikan?
• Apa pembelajaran dari kejadian tersebut?
• Apakah keputusan tersebut menghasilkan perubahan?

Dokumen seperti ini mungkin tidak selalu masuk ke laporan utama.

Tetapi justru dapat menjadi database pengetahuan program.

Karena kegagalan, penyimpangan, dan improvisasi sering kali mengandung pembelajaran yang jauh lebih berharga daripada kegiatan yang berjalan sesuai rencana.

Fasilitator bukan hanya pelaksana kegiatan

Fasilitator seharusnya juga dipandang sebagai sensor program.

Mereka adalah orang yang paling dekat dengan perubahan.

Mereka mendengar keluhan anggota.

Melihat perubahan perilaku.

Merasakan konflik.

Mengetahui siapa yang benar-benar aktif.

Melihat masalah keuangan yang tidak tercatat.

Mengetahui kapan kelompok mulai kehilangan motivasi.

Dan sering kali mengetahui lebih cepat daripada kantor ketika sebuah program mulai tidak berjalan sebagaimana mestinya.

Karena itu, informasi dari fasilitator seharusnya tidak hanya berakhir sebagai laporan bulanan.

Ia harus masuk kembali ke proses pengambilan keputusan.

Pendekatan adaptive development juga bergerak ke arah yang sama: program pembangunan perlu mampu menguji, belajar, beradaptasi, dan merespons konteks, bukan sekadar menjalankan formula yang telah ditentukan sejak awal.

Kantor dan lapangan sebenarnya bukan dua kubu

Menurut saya, persoalannya bukan:

kantor versus fasilitator.

Bukan pula:

SOP versus kondisi lapangan.

Yang lebih tepat adalah:

bagaimana SOP memberikan arah, sementara pengalaman lapangan memberikan konteks.

Kantor membutuhkan data untuk mengambil keputusan.

Lapangan membutuhkan ruang untuk beradaptasi.

Kantor membutuhkan akuntabilitas.

Lapangan membutuhkan fleksibilitas.

Kantor membutuhkan standar.

Lapangan membutuhkan pertimbangan.

Keduanya sebenarnya saling membutuhkan.

Yang diperlukan adalah sistem yang mampu menghubungkan keduanya.

Mungkin cara kita membaca laporan ComDev juga perlu berubah

Jangan hanya bertanya:

“Berapa persen target tercapai?”

Tetapi juga tanyakan:

“Apa yang terjadi selama prosesnya?”

Jangan hanya bertanya:

“Berapa omzet kelompok?”

Tetapi juga:

“Apa yang membuat kelompok mampu meningkatkan omzet?”

Jangan hanya bertanya:

“Mengapa ada deviasi dari SOP?”

Tetapi:

“Mengapa deviasi itu terjadi dan apakah keputusan tersebut dapat dipertanggungjawabkan?”

Jangan hanya meminta:

“Laporan sudah lengkap?”

Tetapi tanyakan juga:

“Apa yang tidak tertulis dalam laporan ini?”

Pertanyaan terakhir mungkin justru yang paling penting.

Karena terkadang cerita terbesar dalam sebuah program justru berada di antara baris-baris laporan.

ComDev membutuhkan dua jenis data

Menurut saya, ke depan kita perlu membedakan antara:

Data of Results
dan
Data of Reality.

Data of Results berisi:

• pendapatan;
• omzet;
• jumlah anggota;
• produksi;
• aset;
• profit;
• capaian indikator;
• impact.

Sementara Data of Reality berisi:

• masalah yang muncul;
• keputusan fasilitator;
• konflik kelompok;
• perubahan strategi;
• kegagalan;
• improvisasi;
• perubahan konteks;
• respon masyarakat;
• pembelajaran;
• alasan di balik perubahan program.

Yang pertama menjelaskan apa yang terjadi.

Yang kedua membantu menjelaskan mengapa dan bagaimana hal itu terjadi.

Keduanya diperlukan agar kita tidak hanya menghasilkan laporan yang rapi, tetapi juga menghasilkan pengetahuan program yang bisa digunakan untuk memperbaiki intervensi berikutnya.

USAID dalam pendekatan adaptive management juga menekankan pentingnya pause and reflect, pembelajaran, indikator yang disesuaikan dengan kebutuhan pengambilan keputusan, serta penggunaan hasil monitoring untuk melakukan adaptasi program.

Pada akhirnya, ComDev adalah pekerjaan manusia

Kita boleh menggunakan dashboard.

Kita boleh menggunakan aplikasi.

Kita boleh membuat indikator.

Kita boleh membangun database.

Kita boleh membuat SOP yang semakin baik.

Tetapi jangan sampai kita lupa:

ComDev terjadi di antara manusia.

Dan manusia tidak selalu bergerak sesuai timeline.

Kelompok tidak selalu berkembang sesuai kurva.

Usaha tidak selalu tumbuh sesuai business plan.

Konflik tidak selalu muncul pada jadwal yang sudah ditentukan.

Dan perubahan sosial tidak selalu terjadi pada saat indikator meminta kita mengukurnya.

Karena itu, laporan yang baik bukan hanya laporan yang menunjukkan keberhasilan.

Laporan yang baik adalah laporan yang mampu menjelaskan perjalanan menuju keberhasilan tersebut—termasuk jalan yang berliku, kegagalan, penyesuaian, keputusan sulit, dan pembelajaran yang terjadi di sepanjang perjalanan.

Sebab pada akhirnya:

ComDev bukan sekadar tentang seberapa besar perubahan yang tercatat dalam laporan. ComDev juga tentang seberapa dalam kita memahami proses yang melahirkan perubahan tersebut.

Dan mungkin sudah waktunya orang kantor tidak hanya membaca angka hasil pendampingan, tetapi juga mendengarkan suara dari proses pendampingan itu sendiri.